1. 2 adet dilekçe (Ticaret sicili müdürlüğüne, Ticaret ve Sanayi Odası başkanlığına)
   *Şirket kaşesi ile yetkili tarafından imzalanmalı
2. Tadili içerir noter onaylı genel kurul toplantı tutanağı (1 adet asıl, 1 adet fotokopi)
   *Sermayenin azaltılmasına ilişkin yönetim kurulu raporunun onaylandığı ve sermayenin azaltılmasının ne tarzda yapılacağının gösterildiği sermaye azaltılmasına dair genel kurul kararının noter onaylı örneği. (Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 79/1-b).
   *Kararın, genel kurul toplantı ve müzakere defterinden noter onaylı bir sureti ibraz edilmelidir.
3. Hazirun cetveli (1 adet asıl, 1 adet fotokopi)
   *Tek pay sahipli anonim şirketlerde başkanlık oluşturulması ile genel kurul toplantısına katılabilecekler listesinin (hazirun cetveli) hazırlanması zorunlu değildir.
4. Genel kurula ait gündem (1 adet asıl, 1 adet fotokopi)
   * Kararın, yönetim kurulu defterinden noter onaylı bir sureti ibraz edilmelidir.
5. Olağan genel kurul toplantılarında; Bilanço, gelir gider tablosu, yönetim kurulu faaliyet raporu varsa denetçi raporu (2 adet)
6. Sermayenin azaltılmasının sebepleri ile azaltmanın amacı ve azaltmanın ne şekilde yapılacağını gösterir yönetim kurulunca hazırlanmış ve genel kurul tarafından onaylanmış sermayenin azaltılmasına ilişkin rapor(Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 79/1-c).
7. Sermayenin azaltılmasına rağmen şirket alacaklılarının haklarını tamamen karşılayacak miktarda aktifin şirkette mevcut olduğunun belirlenmesine ilişkin yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir, kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Bakanlık iznine tabi olan şirketlerde ise yeminli mali müşavir raporu. (Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 79/1-ç).
8. Şirket alacaklılarına yedişer gün arayla üç defa çağrı yapıldığına dair sicil gazetesi örnekleri(Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 79/1-e).
9. Alacakların ödendiği veya teminat altına alındığını gösteren belge örnekleri. (Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 79/1-f).
10. Bakanlık temsilcisi atama yazısı
    *Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olmayan tek pay sahipli anonim şirket genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisinin katılımı zorunlu değildir.
11. Bakanlık iznine tabi anonim şirketlerde, Bakanlık izin yazısı

ÖNEMLİ NOTLAR

*Tüm ortakların toplantıya katılmaması durumunda toplantıya davet ilanına ait Ticaret Sicili Gazetesi sureti ile iadeli taahhütlü bildirime ait ispatlayıcı belgeler getirilmelidir.

* Toplantıya vekaleten katılım sağlanması durumunda Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul Ve Esasları Hakkında Yönetmelik 21.maddeye uygun noter onaylı vekaletname

* Sermaye, zararlar sonucunda bilançoda oluşan bir açığı kapatmak amacıyla ve bu açıklar oranında azaltılacak olursa;  Şirket müdürlerince alacaklıları çağırmaktan ve bunların haklarının ödenmesinden veya teminat alınmasından vazgeçilmiş ve buna ilişkin müdürler kurulu kararı müdürlüğe ibraz edilmiş ise şirket alacaklılarına çağrı yapıldığına dair sicil gazetesi örnekleri ve bilinen alacaklılara yapılan çağrı mektupları ile alacakların ödendiği veya teminat altına alındığını gösteren belge örnekleri aranmaz.

*Alacaklılara verilen 2 aylık sürenin sona ermesinden ve beyan edilen alacakların ödenmesinden veya teminat altına alınmasından sonra yukarıda sayılan belgeler ile sermaye azaltımı tescili talep edilebilir.

*Sermaye azaltılmasına rağmen şirket alacaklılarının haklarını tamamen karşılayacak miktarda aktifin şirkette varlığı belirlenmiş olmadıkça sermayenin azaltılmasına karar verilemez. (TTK m.473/2)

*Smmm /Ymmm raporları 6 ayı geçmemiş bilançoya göre hazırlanmalıdır.