1. 2 adet dilekçe (Ticaret sicili müdürlüğüne, Ticaret ve Sanayi Odası başkanlığına)
   *Şirket kaşesi ile yetkili tarafından imzalanmalı
2. Tadili içerir noter onaylı genel kurul toplantı tutanağı (1 adet asıl, 1 adet fotokopi)
   *Kararın, genel kurul toplantı ve müzakere defterinden noter onaylı bir sureti ibraz edilmelidir.
3. Hazirun cetveli (1 adet asıl, 1 adet fotokopi)
   *Tek pay sahipli anonim şirketlerde başkanlık oluşturulması ile genel kurul toplantısına katılabilecekler listesinin (hazirun cetveli) hazırlanması zorunlu değildir.
4. Genel kurula ait gündem (1 adet asıl, 1 adet fotokopi)
   *Kararın, yönetim kurulu defterinden noter onaylı bir sureti ibraz edilmelidir.
5. Olağan genel kurul toplantılarında; Bilanço, gelir gider tablosu, yönetim kurulu faaliyet raporu varsa denetçi raporu (2 adet)
6. Görev dağılımına ilişkin noter onaylı yönetim kurulu kararı (1 adet asıl, 1 adet fotokopi)
   *Kararın, yönetim kurulu defterinden noter onaylı bir sureti ibraz edilmelidir.
7. Olağan genel kurul toplantılarında; Bilanço, gelir gider tablosu, yönetim kurulu faaliyet raporu varsa denetçi raporu (2 adet)
8. Yeni seçilen yönetim kurulunun kimlik fotokopisi (2 adet)
9. Temsil yetkisi verilen kişilere ait şirket unvanı altında imza beyannamesi (Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 69/1-i).
   *Müdürlüğümüzce hazırlanmaktadır.
   *Yeni kimliği olan kişilerin Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü(NVİ) veri tabanında yer alan imza örneğine elektronik ortamda mersisten ulaşılabileceğinden fiziki imza beyanına gerek bulunmamaktadır.
10. Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğünün veri tabanında imza kaydı olmayan ortaklar dışından atanan müdürlerinin/ yönetim kurulu üyelerinin (Eski kimlik sahibi kişiler) görevi kabul beyanı vermeleri gerekmektedir.
11. Yönetim kurulunda bir tüzel kişinin bulunması halinde, tüzel kişi ile birlikte tüzel kişi adına, tüzel kişi tarafından belirlenen bir gerçek kişinin adı ve soyadı ve belirlemeye ilişkin yetkili organ kararının noter onaylı örneği. (Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 69/1-ı). (1 adet asıl, 1 adet fotokopi)

OLAĞAN GENEL KURUL

1. 2 adet dilekçe (Ticaret sicili müdürlüğüne, Ticaret ve Sanayi Odası başkanlığına)
   *Şirket kaşesi ile yetkili tarafından imzalanmalı
2. Tadili içerir noter onaylı genel kurul toplantı tutanağı (1 adet asıl, 1 adet fotokopi)
   *Kararın, genel kurul toplantı ve müzakere defterinden noter onaylı bir sureti ibraz edilmelidir.
3. Hazirun cetveli (1 adet asıl, 1 adet fotokopi)
   *Tek pay sahipli anonim şirketlerde başkanlık oluşturulması ile genel kurul toplantısına katılabilecekler listesinin (hazirun cetveli) hazırlanması zorunlu değildir.
4. Genel kurula ait gündem (1 adet asıl, 1 adet fotokopi)
   *Kararın, yönetim kurulu defterinden noter onaylı bir sureti ibraz edilmelidir.
5. Olağan genel kurul toplantılarında; Bilanço, gelir gider tablosu, yönetim kurulu faaliyet raporu varsa denetçi raporu (2 adet)

OLAĞANÜSTÜ GENEL KURUL

1. 2 adet dilekçe (Ticaret sicili müdürlüğüne, Ticaret ve Sanayi Odası başkanlığına)
   *Şirket kaşesi ile yetkili tarafından imzalanmalı
2. Tadili içerir noter onaylı genel kurul toplantı tutanağı (1 adet asıl, 1 adet fotokopi)
   *Kararın, genel kurul toplantı ve müzakere defterinden noter onaylı bir sureti ibraz edilmelidir.
3. Hazirun cetveli (1 adet asıl, 1 adet fotokopi)
   *Tek pay sahipli anonim şirketlerde başkanlık oluşturulması ile genel kurul toplantısına katılabilecekler listesinin (hazirun cetveli) hazırlanması zorunlu değildir.
4. Genel kurula ait gündem (1 adet asıl, 1 adet fotokopi)
   *Kararın, yönetim kurulu defterinden noter onaylı bir sureti ibraz edilmelidir.

ÖNEMLİ NOTLAR

* Esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketler hariç olmak üzere tek paylı anonim şirketlerde başkanlık oluşturulması ve hazirun listesinin hazırlanması zorunlu değildir.

* Tek pay sahipli şirketlerde Toplantı Başkanı seçilmesi yeterli olup ayrıca Tutanak yazmanı, Oy toplama memuru seçilmesine gerek yoktur.

* Tek pay sahipli şirketlerde toplantıda hazır bulunan pay sahibinin veya temsilcisinin de toplantı tutanağını imzalaması zorunludur.

*Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olmayan tek pay sahipli anonim şirket genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisinin katılımı zorunlu değildir.

* Yönetim kurulunda bir tüzel kişinin bulunması halinde, tüzel kişi ile birlikte tüzel kişi adına, tüzel kişi tarafından belirlenen bir gerçek kişinin adı ve soyadı ve belirlemeye ilişkin yetkili organ kararının noter onaylı örneği. (Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 69/1-ı).

*Tüm ortakların toplantıya katılmaması durumunda toplantıya davet ilanına ait Ticaret Sicili Gazetesi sureti ile iadeli taahhütlü bildirime ait ispatlayıcı belgeler

*Toplantıya vekaleten katılım sağlanması durumunda Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul Ve Esasları Hakkında Yönetmelik 21.maddeye uygun noter onaylı  vekaletname

*Bir tüzel kişi yönetim kuruluna üye seçildiği takdirde, tüzel kişiyle birlikte, tüzel kişi adına, tüzel kişi tarafından belirlenen, sadece bir gerçek kişi de tescil ve ilan olunur. (TTK m. 359/2).

*Yönetim kurulu üyeleri en çok üç yıl süreyle görev yapmak üzere seçilir. (TTK m. 362/1).

*Herhangi bir sebeple bir üyelik boşalırsa, yönetim kurulu, kanuni şartları haiz birini, geçici olarak yönetim kurulu üyeliğine seçip ilk genel kurulun onayına sunar. Bu yolla seçilen üye, onaya sunulduğu genel kurul toplantısına kadar görev yapar ve onaylanması hâlinde selefinin süresini tamamlar.

(TTK m. 363/1).

*Yönetim kurulu üyeleri birbirlerini temsilen oy veremeyecekleri gibi, toplantılara vekil aracılığıyla da katılamazlar. (TTK m. 390/2).

* Anonim şirket yönetim kurulu, genel kurulun çalışma esas ve usullerine ilişkin kuralları içeren, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından, asgari unsurları belirlenecek olan bir iç yönerge hazırlar ve genel kurulun onayından sonra yürürlüğe koyar. Bu iç yönerge tescil ve ilan edilir. (TTK m. 419/2). "Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik" hükümlerine uygun olarak hazırlanacak iç yönergenin ilk yapılacak olağan / olağanüstü genel kurul toplantısında onaya sunulması zorunludur.

*Genel kurul toplantı tutanağında görev taksimi görüşülemez, yönetim kurulunun seçimi yapılır.

*Tek paylı anonim şirketler hariç diğer anonim şirketlerin ana sözleşme tadillerinde bakanlık temsilcisinin genel kurul toplantısına katılması zorunludur.

*Çağrısız toplanan genel kurulda gündeme oybirliği ile madde eklenebilir; aksine esas sözleşme hükmü geçersizdir. (TTK/Madde 416/2)

Bakanlık temsilcisi bulundurma zorunluluğu;

Aşağıda sayılan genel kurul toplantılarında ve bunların ertelenmesi halinde yapılacak ikinci toplantılarda Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunludur:

a) Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketlerin bütün genel kurul toplantılarında, diğer şirketlerde ise gündeminde, sermayenin arttırılması veya azaltılması, kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye tavanının arttırılması veya faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği ile birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları bulunan genel kurul toplantılarında.

b) Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında.

c) Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantılarında.

ç) Yurt dışında yapılacak imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantılarında.

*Genel kurul toplantılarında, kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketler hariç olmak üzere tek pay sahipli şirketlerin genel kurul toplantılarında ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurullarında Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunlu değildir. Ancak genel kurulu toplantıya çağıranların talep etmeleri ve bu taleplerin görevlendirme makamınca uygun görülmesi halinde Bakanlık temsilcisi görevlendirilir.

* Bakanlık temsilcisi bulunması zorunlu olmayan toplantılar için, çağrı yapanlar dışındakilerin Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesine ilişkin görevlendirme makamına doğrudan yapacakları başvurular dikkate alınmaz. Ancak sermayenin en az onda birini oluşturan pay sahipleri tarafından gerekçeleri de bildirilmek suretiyle Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesine dair talep, görevlendirme makamının değerlendirilmesine sunulmak üzere şirkete yapılır. Toplantıya çağıranlar tarafından bu talebin görevlendirme makamına iletilmesi zorunludur.

*Bakanlık temsilcisi görevlendirilen toplantılarda, Bakanlık temsilcisinin yokluğunda alınan kararlar geçerli değildir.

*Şirket genel kurullarında Bakanlık temsilcisi olarak görevlendirilenler, görevlendiren makam tarafından ilgili ticaret sicili müdürlüğüne bildirilir.

*Bağımsız denetime tabi ise; *Denetçinin denetim yaptığı yıla ilişkin genel kurul toplantılarına katılımı zorunludur.